Nota informativa n.º 12/2026

Valencia, 24 de octubre de 2026

La factura electrónica obligatoria entre empresas ya tiene fecha: la Orden ministerial pone en marcha el calendario de la Ley Crea y Crece

Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE de 5 de octubre), de desarrollo del Real Decreto 238/2026

Dirigida a los responsables de facturación y administración de nuestros clientes

1. ¿Qué se ha aprobado exactamente?

La Orden HAC/1028/2026 regula el funcionamiento técnico de la «solución pública de facturación electrónica», la plataforma gratuita de la Agencia Tributaria a través de la cual se podrá emitir, recibir y consultar facturas electrónicas. Pero su efecto práctico más importante es otro: la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y el Real Decreto 238/2026 fijaban los plazos de la obligación «a contar desde la entrada en vigor de la Orden ministerial». Esa Orden está en vigor desde el 6 de octubre de 2026 y, por tanto, el calendario ha quedado cerrado.

2. ¿Desde cuándo será obligatoria?

Depende del tamaño de cada empresa, medido por su volumen de operaciones del año anterior (el mismo concepto que se utiliza en el IVA, artículo 121 de la Ley del IVA):

• Empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: desde el 6 de octubre de 2027. Deberán emitir y recibir facturas electrónicas y comunicar los estados y pagos de las facturas.
• Resto de empresas, autónomos y profesionales: desde el 6 de octubre de 2028. Es el caso de la mayoría de nuestros clientes. Las sociedades deberán, además, comunicar desde esa misma fecha los estados y pagos.
• Personas físicas (autónomos) y entidades en atribución de rentas (comunidades de bienes, sociedades civiles): emitirán y recibirán factura electrónica desde el 6 de octubre de 2028, pero la obligación de comunicar estados y pagos no les alcanzará hasta el 6 de octubre de 2029.

Conviene no relajarse por tener de plazo hasta 2028. Desde octubre de 2027 las grandes empresas ya facturarán electrónicamente a todos sus clientes, también a los pequeños. Durante ese primer año el Real Decreto les obliga a acompañar la factura electrónica de una copia legible (PDF) para quienes todavía no estén obligados, salvo que el cliente acepte recibirla directamente en formato electrónico; pero, en la práctica, quien tenga grandes proveedores empezará a convivir con la factura electrónica un año antes de estar obligado a emitirla.

3. ¿A qué facturas afecta y a cuáles no?

Afecta a las facturas que se expiden a otra empresa, autónomo o profesional con sede, establecimiento o domicilio en España, por operaciones destinadas a esa sede o establecimiento (lo que se conoce como facturación B2B). No cambia nada en las facturas a particulares (consumidores finales), que seguirán emitiéndose como hasta ahora. Tampoco afecta, con carácter general, a las facturas simplificadas (los «tiques»), ni a las facturas a clientes extranjeros sin establecimiento en España. Los autónomos están plenamente incluidos: son empresarios o profesionales a estos efectos, tanto cuando emiten como cuando reciben.

4. Ya envío mis facturas en PDF por correo electrónico. ¿No es eso una factura electrónica?

No. A estos efectos, un PDF es solo una imagen de la factura. La factura electrónica es un fichero estructurado (un archivo de datos, no un documento para leer) que cumple el estándar europeo EN 16931 y se emite en uno de los formatos admitidos: UBL (el de la solución pública), Facturae, CII o EDIFACT. Cada factura llevará un código único formado por el NIF del emisor, la serie y número y la fecha de expedición. Será el programa de facturación, y no la persona, quien genere ese fichero; la cuestión práctica es asegurarse de que el programa que se utiliza va a estar preparado.

5. ¿Cómo se emitirán las facturas?

Habrá dos vías, que pueden combinarse:

• Plataforma privada: el programa de facturación o de gestión que ya se utiliza, siempre que su proveedor lo adapte y se integre en el sistema (las plataformas privadas deben estar interconectadas entre sí). Por esta vía, el propio programa enviará automáticamente a la Agencia Tributaria una «copia fiel» de cada factura en el mismo momento de emitirla. Es relevante: Hacienda tendrá, desde el primer día, copia de todas las facturas emitidas entre empresas.
• Solución pública de la Agencia Tributaria: gratuita, con un formulario para emitir facturas una a una desde la Sede electrónica, pensado expresamente para pymes y profesionales con poco volumen. Las facturas emitidas por esta vía ya quedan en poder de la Administración y no requieren copia fiel. Se accede con certificado electrónico o, para el formulario, con Cl@ve.

Las empresas que no hayan pactado nada con sus proveedores se entenderá que han optado por la solución pública. Quien reciba facturas a través de una plataforma privada deberá hacer público su «punto de entrada» (en sus comunicaciones comerciales y en su web, si la tiene); si no lo publica, se entenderá que recibe por la solución pública.

6. ¿Y para recibir las facturas de mis proveedores?

Las facturas que se reciban por la solución pública no llegarán por correo: quedarán depositadas en la Sede de la Agencia Tributaria y habrá que recuperarlas, bien entrando con certificado, bien mediante un acceso automatizado desde el programa de gestión (las plataformas privadas estarán obligadas a recuperarlas y ponerlas a disposición de sus clientes de inmediato). Esto exige un hábito nuevo: revisar periódicamente el buzón de facturas recibidas, porque las obligaciones de contabilización, de conservación y de pago en plazo empezarán a correr igualmente.

7. ¿Qué es eso de «comunicar los estados y los pagos» de las facturas?

Es la novedad que más va a afectar a la rutina administrativa. El objetivo declarado de la reforma es combatir la morosidad, y para ello Hacienda quiere saber cuándo se paga cada factura. Por eso el destinatario de una factura electrónica deberá comunicar a la solución pública:

• el rechazo de la factura, si no la acepta (por motivos comerciales o por tratarse de un consumo particular);
• la fecha de vencimiento del plazo de pago; y
• la fecha del pago efectivo completo.

El plazo para comunicar cada estado es de cuatro días naturales desde que se produce, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Si no se comunica el rechazo, la factura se presume aceptada. El emisor podrá informar, voluntariamente, del cobro o del impago. Un detalle útil: si la factura se paga antes de emitirse o en el mismo momento (pago al contado), basta con que la propia factura recoja la fecha de pago para dar por cumplida la obligación.

Con esa información, la Agencia Tributaria alimentará al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que elaborará el listado anual de empresas incumplidoras de los plazos de pago. Dicho de otro modo: pagar tarde dejará de ser un asunto privado entre proveedor y cliente.

8. ¿Tiene esto algo que ver con VERI*FACTU?

Son dos obligaciones distintas que convivirán. VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) se refiere al programa informático con el que se emiten las facturas: que registre cada factura de forma inalterable e incorpore el código QR. La factura electrónica (Ley Crea y Crece y Real Decreto 238/2026) se refiere al formato en que la factura viaja al cliente y a la obligación de intercambiarla electrónicamente. Están coordinadas: la factura electrónica incluirá el QR de VERI*FACTU cuando proceda, y la factura emitida con el formulario de la Agencia Tributaria se considera verificable. Al elegir o actualizar el programa de facturación, conviene exigir que cumpla las dos.

9. ¿Puede ocuparse de todo esto la asesoría o el gestor?

Sí. La solución pública puede ser utilizada por un tercero en representación de la empresa, en el marco de la colaboración social tributaria. Para usar el formulario de emisión o el de comunicación de pagos en nombre de otro, y para consultar o recuperar las facturas recibidas, el tercero debe figurar como apoderado en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. Es una gestión sencilla, pero que conviene dejar hecha con antelación.

10. ¿Qué pasa si no se cumple?

La Ley 56/2007, en la redacción dada por la Ley Crea y Crece, tipifica como infracción no expedir o no recibir facturas electrónicas, o no dar acceso a ellas, con apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros. Al margen de la sanción, el efecto más probable será práctico: el cliente obligado no podrá aceptar una factura que no le llegue en formato electrónico, con el consiguiente retraso en el cobro.

11. ¿Qué conviene hacer desde ahora?

Aunque para la mayoría de las pymes el plazo termina en octubre de 2028, hay decisiones que es mejor tomar con calma y no en el último trimestre:

• Determinar en qué tramo se está. Calcular el volumen de operaciones de 2026: si supera los 8 millones de euros, la fecha es octubre de 2027.
• Preguntar al proveedor del programa de facturación si se va a adaptar a la factura electrónica (formatos EN 16931, copia fiel, comunicación de estados) y a VERI*FACTU, y en qué plazo. Si la respuesta no es clara, es el momento de valorar un cambio de programa.
• Decidir la vía: plataforma privada, solución pública o ambas. Para quien emite pocas facturas, la solución pública gratuita puede ser suficiente; estará disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación.
• Revisar la base de datos de clientes y proveedores: NIF correctos, domicilios completos y distinción entre empresas y particulares. Un NIF erróneo hará que la factura electrónica sea rechazada.
• Organizar el circuito interno de pagos para poder comunicar a tiempo (cuatro días) el rechazo o el pago de cada factura recibida: quién aprueba, quién paga y quién informa.
• Formalizar apoderamientos en la Agencia Tributaria a favor de quien vaya a gestionar las facturas en nombre de la empresa.
• Revisar los plazos de pago pactados con clientes y proveedores, porque pasarán a ser visibles para la Administración.

12. En resumen

• El calendario ya es firme: 6 de octubre de 2027 para las empresas de más de 8 millones de euros; 6 de octubre de 2028 para todas las demás.
• Un PDF por correo no sirve: la factura electrónica es un fichero estructurado generado por el programa de facturación o por la plataforma gratuita de la Agencia Tributaria.
• Hacienda recibirá copia de todas las facturas entre empresas y sabrá cuándo se rechazan y cuándo se pagan; el plazo para comunicarlo es de cuatro días.
• Lo urgente no es emitir facturas electrónicas, sino confirmar que el programa de facturación estará preparado, depurar los datos de clientes y proveedores y organizar el circuito de pagos.