Nota informativa

Incapacidad permanente de un trabajador:
qué debe hacer la empresa desde el primer día

Guía práctica para los departamentos de Recursos Humanos tras la Ley 2/2025

1.¿Qué ha cambiado exactamente?

Hasta abril de 2025, la resolución del INSS que declaraba a un trabajador en incapacidad permanente total, absoluta o gran invalidez ponía fin al contrato por sí sola; la empresa tramitaba la baja y poco más. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea consideró en 2024 que ese automatismo discriminaba a las personas con discapacidad, y la Ley 2/2025 cambió el sistema.

Ahora la extinción del contrato es una decisión de la empresa, que solo puede adoptarse si concurre una de estas tres situaciones: que no sea posible adaptar el puesto porque el coste resulte excesivo; que no exista un puesto vacante compatible con la nueva situación del trabajador; o que el trabajador rechace el cambio de puesto que la empresa le haya propuesto de forma adecuada. Y todo ello dentro de un procedimiento con plazos.

2.¿Qué debe hacer la empresa el mismo día que recibe la resolución del INSS?

Tres cosas, y conviene hacerlas ese mismo día, porque el plazo de tres meses de la empresa empieza a contar desde que ella recibe la resolución por el Sistema RED:

• Anotar la fecha de recepción y abrir un expediente, con una alerta a los dos meses. Es el calendario que gobierna todo lo demás.
• Leer la resolución con atención. Si el INSS ha hecho constar que prevé una mejoría que permitirá al trabajador reincorporarse, no hay nada que extinguir: el contrato queda en suspenso con reserva de puesto durante dos años. Ojo: todas las resoluciones fijan una fecha a partir de la cual puede pedirse la revisión del grado; eso no es una previsión de mejoría. Si hay dudas, consúltenos antes de dar ningún paso.
• Escribir al trabajador informándole de que tiene diez días naturales, desde que a él le notificaron la resolución, para comunicar por escrito si quiere mantener la relación laboral, y pidiéndole que indique en qué fecha la recibió. La ley no obliga a enviar esta carta, pero es la mejor prueba de que el trabajador conoció su derecho. Le facilitamos el modelo.

3.¿Y si el trabajador no contesta en esos diez días, o dice que no quiere seguir?

La empresa puede extinguir el contrato sin necesidad de examinar adaptaciones ni vacantes. El trabajador cobrará su pensión y la empresa no debe indemnización legal alguna (sí las mejoras que prevea el convenio, si las hay).

Tres cautelas que marcan la diferencia:

• No se adelante. La extinción no puede notificarse hasta que hayan pasado íntegramente los diez días del trabajador. Si no consta con certeza cuándo recibió él la resolución, añada un margen prudencial.
• Si el trabajador dice que no quiere seguir, que lo firme en un documento en el que conste que sabía que podía pedir la adaptación o el cambio de puesto. Una frase suelta en un pasillo no sirve.
• Si contesta tarde pero antes de que usted haya extinguido, y el retraso es de pocos días, nuestro consejo es atender su petición. Abrir el procedimiento cuesta poco; discutir después si llegó o no a tiempo puede costar una nulidad.

La extinción se comunica siempre por escrito, con la fecha de efectos, la causa legal y la liquidación. Esa carta es la que fija la fecha de la baja en la Seguridad Social.

4.¿Y si el trabajador dice que sí quiere seguir?

Entonces se abre la fase que la ley ha querido proteger. Mientras dura, el contrato está en suspenso con reserva de puesto: el trabajador no acude a trabajar ni cobra salario (percibe su pensión) y la empresa no cotiza por él. Pero no debe tramitar la baja en la Seguridad Social: el trabajador sigue de alta, en situación de suspensión, y la baja solo se comunica cuando se entregue la carta de extinción. Nosotros le indicaremos cómo reflejar esta situación en el Sistema RED. La empresa dispone de tres meses desde que recibió la resolución, y en ese tiempo debe:

• Encargar a su servicio de prevención un informe que determine qué adaptaciones necesitaría el puesto, cuánto cuestan y qué otros puestos de la empresa serían compatibles con la situación del trabajador.
• Consultar a los delegados de prevención o al comité de seguridad y salud, y dejar constancia de ello.
• Revisar las vacantes reales a una fecha concreta y anotar, puesto por puesto, por qué cada una es o no es compatible y acorde con el perfil profesional del trabajador.
• Si hay una solución, proponérsela por escrito al trabajador, con detalle del puesto, las condiciones y un plazo para responder.

Si el trabajador acepta, se reincorpora. Su pensión quedará en suspenso si el nuevo puesto es incompatible con ella; en el caso de la incapacidad total, el trabajo en una profesión distinta de la habitual es, en principio, compatible. Nosotros le ayudamos a comunicarlo al INSS.

5.¿Cuándo puede entonces la empresa extinguir el contrato?

Cuando, hecho ese trabajo, concluya con documentos en la mano que la adaptación supone una carga excesiva, que no hay vacante compatible, o cuando el trabajador rechace el puesto adecuadamente propuesto. La decisión se comunica por escrito, motivada y dentro de los tres meses. «Motivada» significa con cifras, fechas e informes concretos: en un juicio no se podrá añadir después lo que la carta no diga.

Sobre la carga excesiva, la ley da una regla objetiva para las empresas de menos de 25 trabajadores: la adaptación es excesiva si su coste, descontadas las ayudas públicas, supera la mayor de dos cantidades, la indemnización por despido improcedente del trabajador o seis meses de su salario. Para las demás empresas se valora el coste en relación con el tamaño, la situación económica y el volumen de negocio, y siempre descontando las subvenciones disponibles. Antes de concluir que algo es demasiado caro, hay que haber mirado qué ayudas existen.

6.¿En qué fecha se extingue el contrato y cuándo doy la baja?

El contrato se extingue el día en que el trabajador recibe la carta de extinción (o el día posterior que la propia carta indique). No se extingue en la fecha de la resolución del INSS, ni en la fecha de efectos de la pensión, ni el día en que la empresa recibió la notificación: durante todo ese tiempo el contrato ha estado legalmente en suspenso, y un contrato en suspenso sigue vivo.

La baja en la Seguridad Social se comunica con esa misma fecha de efectos, en el plazo general de tres días naturales. Es también la fecha desde la que se cuentan los veinte días hábiles de que dispone el trabajador para impugnar, por lo que conviene que la carta se entregue con acuse de recibo o por burofax.

7.¿Qué pasa si se pasan los tres meses sin haber decidido?

Se pierde la posibilidad de extinguir por esta vía. En tal caso habría que valorar la utilización de otras vías extintivas legalmente previstas, entre ellas la ineptitud sobrevenida del art. 52.a) del Estatuto de los Trabajadores, con los costes y riesgos asociados. Dicho con claridad: es un escenario que no debe producirse, y la alerta a los dos meses está para evitarlo.

8.¿Cuál es el riesgo real de hacerlo mal?

No es la improcedencia. Extinguir el contrato de una persona con una incapacidad reconocida sin haber examinado los ajustes razonables es, para la ley española y europea, una discriminación por discapacidad, y la consecuencia es la nulidad: readmisión, salarios de tramitación desde la fecha de la carta y una indemnización adicional por daños. Los tribunales ya lo han aplicado a extinciones anteriores a la reforma, y lo harán con más razón a las posteriores.

Por eso el expediente importa tanto como la decisión. Una empresa que ha informado al trabajador, ha esperado sus diez días, ha pedido el informe de prevención, ha consultado a la representación, ha revisado las vacantes con fecha y ha motivado su carta, tiene una posición sólida. Una empresa que ha hecho lo correcto pero no puede demostrarlo, no.

9.El calendario en una página